Paso a paso Tutorial 7 de 8

Llevar tus citas: quién viene, apuntar a mano y cerrar un rato

La pantalla de citas no es solo una lista para mirar: desde ahí se apunta, se anula y se cierra, y todo eso llega a tu web en el momento, sin volver a publicar.

1. Abre «Citas» en la barra de tu web

   Es el segundo icono de la barra de arriba, un calendario. La pantalla se llama «Tus citas» y arranca en «Próximas»; al lado hay una pestaña de «Pasadas».

   Vienen agrupadas por día, con lo más cercano primero y las etiquetas escritas como se habla: «Hoy», «Mañana», o «lunes, 4 de agosto». Cada cita enseña la hora, el servicio, el nombre, y el teléfono o el correo si se pidieron.

2. Confirma o anula las que ya tienes

   Cada cita que todavía no ha pasado lleva sus botones. «Confirmar» sale cuando está pendiente de que la des por buena. «Anular la cita» sale siempre, y antes de hacerlo te pregunta, con «Sí, anularla» y «No, dejarla».

   Anular es lo único que devuelve el hueco al calendario para que otra persona pueda cogerlo. Darla por perdida mentalmente deja esa hora ocupada.

   Al anular, a quien había reservado le escribimos nosotros por correo, si dejó una dirección. Si no la dejó, la pantalla te lo dice y te enseña su teléfono para que la llames tú.

3. Apunta la cita que te acaban de pedir por teléfono

   Encima de la lista hay una línea plegada que pone «Apuntar una cita». Ábrela y rellena el día, la hora, el nombre y, si lo tienes, el teléfono o el correo. Puedes elegir el servicio de tu lista, y de él sale cuánto hueco ocupa.

   Este es el paso que hace que el calendario sea de fiar. Sin él, apuntabas a María el jueves a las diez en la libreta, tu web seguía ofreciendo esa hora, y a las diez había dos personas en la puerta.

   • Las horas van de 5 en 5 minutos.
   • Si esa hora se sale de tu horario, o cae en un rato que has cerrado, te avisa y te deja apuntarla igual con «Sí, apúntala igualmente».
   • Si a esa hora ya tienes a alguien, te dice quién es y no te deja: dos personas en la misma silla es justo lo que la agenda existe para impedir.

   A las citas que apuntas tú no les mandamos ningún correo: ni la confirmación ni el recordatorio de la víspera, porque esa dirección la escribes tú de oído y no la ha confirmado nadie. Recordárselo te toca a ti.

4. Cierra el rato que no vas a estar

   En la línea plegada de «Cerrar un día o un rato» se marcan las vacaciones, el médico del martes por la tarde o el día que cierras por obras. Pones el día (o el primero y el último si son varios), y si no cierras entero, desmarcas «Cierro el día entero» y pones las dos horas.

   El motivo que escribas solo lo ves tú: en tu web ese rato deja de ofrecerse y ya está, sin dar explicaciones a nadie.

   Tu web deja de ofrecer esas horas en el acto. No hay que volver a publicar nada.

   Cerrar no anula las citas que ya estaban dentro: son personas con su hora apuntada. Te las enseñamos con su teléfono para que las llames tú, y si no puede ser, las anulas una a una desde su fila, que es lo que le manda el aviso a cada una.

5. Deshaz un cierre cuando ya no haga falta

   Debajo sale «Lo que tienes cerrado», con cada cierre y un botón de «Volver a abrir». Los que vienen de los festivos de tu horario publicado salen en gris y sin botón, con el texto «Viene de tu horario»: esos se reponen solos cada vez que publicas, así que se quitan cambiando el horario.

6. Si quieres, mete tus citas en el calendario del móvil

   En «Ver tus citas en el calendario del móvil» se crea una dirección que puedes pegar en Google Calendar, en el de Apple o en Outlook, y tus citas aparecen ahí solas.

   Dos avisos que la pantalla también te da. La dirección se enseña una sola vez, así que cópiala en ese momento. Y quien tenga esa dirección ve el nombre y el teléfono de quien te ha pedido cita, sin contraseña ninguna: pégala en tus calendarios y no la reenvíes a nadie.

   Los calendarios releen esa lista cuando les parece, y Google suele tardar horas. Sirve para ver tu semana de un vistazo, no para enterarte de una cita nueva: de eso te avisamos por correo a los pocos minutos.